Les absences occasionnelles à l’université sont inévitables, mais vous devez toujours les justifier. Si vous ne savez pas comment le faire, cet article est fait pour vous ! Nous aborderons ensemble les bonnes pratiques et astuces pour rédiger un mail approprié destiné à votre professeur afin de justifier votre absence. Partant du principe que la communication par mail avec votre université est définitivement établie, nous expliquerons ici tout ce dont vous aurez besoin pour envoyer un email bien construit.
Rédiger un mail pour expliquer son absence
Afin de justifier une absence à l’université, il est important de rédiger un mail professionnel et précis pour expliquer le motif qui a entraîné la non-présence. Il s’agit d’une communication nécessaire afin que les personnes concernées comprennent votre situation ; elle doit donc être clairement écrite et détaillée.
Voici quelques conseils pour rédiger un mail parfaitement adapté aux circonstances :
Commencez par vous présenter en indiquant vos informations personnelles (nom, prénoms) et celles relatives à votre statut universitaire (année, cursus etc.). Précisez ensuite brièvement le motif exact de votre absence. Indiquez si cela fait partie des obligations liées à votre formation ou s’il y a eu une urgence mais faites attention toutefois de ne pas trop en dire afin que ce soit concis mais clair. Dans le cas où cette absence devrait se prolonger dans le temps, expliquez pourquoi et proposer une solution alternative si possible comme participer au cours par internet ou trouver un autre moyen d’avoir accès aux travaux demandés pendant la durée absente. Assurez-vous également de faire part du souhait de rester au fait des matières abordees pendant cette période d’absence pour rattraper rapidement son retard lorsque vous retournerez en cours.
Le plus important est alors d’offrir son appui aux professeurs concernés afin qu’ils puissent prendre les mesures nécessaires et veiller à ce que la charge supplétive ne soit pas disproportionnée car elle peut avoir des conssquences sur les autres étudiants qui ont assistens aux cours régulièrement.
Faire preuve de respect et de sincérité
Lorsqu’il s’agit de justifier une absence à l’université par mail, il est important que les étudiants soient respectueux et sincères. Le ton qu’ils utilisent dans leur message doit être professionnel pour montrer à leurs professeurs et administrateurs qu’ils prennent cette demande au sérieux. La meilleure façon de faire preuve de respect et de sincérité est d’expliquer clairement les raisons qui expliquent votre absence.
De plus, vous devrez présenter des excuses pour la gêne occasionnée ainsi que pour avoir manqué un cours ou un examen spécifique. Une lettre bien écrite témoigne du fait que vous comprenez pleinement l’importance des engagements universitaires auxquels vous avez adhérés en tant qu’étudiant et travailleur intellectuel individuel. Cela permet également aux responsables décisionnaires dans l’institution academicienne concernée (les professeurs, directeurs administratifs etc.)de mieux appréhender la situation particulière qui entoure votre cas personnel.
Préciser la durée de l’absence
Lorsque vous envoyez un mail à votre université pour justifier une absence, il est important de bien préciser la durée que cette absence va prendre. Si vous êtes absent pendant une longue période, et plus particulièrement si elle excède le temps normal d’un cours, il est essentiel de donner des informations sur la date prévue de retour.
Indiquez aussi les motifs qui expliquent votre départ temporaire. Dans certains cas, ce sont des raisons légitimes comme un rendez-vous médical ou des activités personnelles n’ayant pas pu se faire en ligne. Vous devriez également mentionner tout autres engagements professionnels qui peuvent n’être pas accomplis en étudiant à distance (réunions virtuelles par exemple). Dans tous les cas, fournissez autant d’informations que possible afin que le personnel académique comprenne pourquoi vous êtes absents et quand vous allez revenir.
Si votre université propose la possibilité de suivre une partie ou l’intégralité du programme en ligne depuis chez vous alors indiquez-le clairement et spécifiez la date à partir de laquelle tu souhaites suivres les formations selon ce format. Il sera ainsi possible pour le personnel académique d’identifier le moment exact à partir duquel tu es passée aux cours virtuels plutôt qu’à ceux dispensés en direct sur place au campus. De plus , certaines institutions pratiquent encore le système traditionnel et imposent aux étudiants une obligation stricte quant aux jours couverts par les frais payés.
Offrir une compensation, si possible
Une fois que vous avez écrit le mail pour justifier votre absence à l’université, il est important de s’assurer que vous offrez une compensation et un engagement envers l’institution. Offrir une compensation peut être bénéfique pour garantir la réception d’une tolérance ou un accueil chaleureux de la part des autorités académiques.
Pour commencer, mentionner clairement les circonstances qui ont motivé votre absence et présenter votre excuse sera utile afin d’impliquer immédiatement les destinataires du message. Un mail non seulement informera le récepteur sur vos absences mais donnera également confiance aux lecteurs qu’ils comprennent ce qui s’est passé. Il est important de fournir toutes les informations pertinentes concernant cette absence, afin qu’elles soient enregistrées correctement par l’université.
Ensuite, proposez comment compenser ou rattraper le temps manqué à cause de l’absence imprévue dans votre planification universitaire. Si possible, trouver des options imaginatives telles que la participation supplémentaire aux projets futurs proposés par l’université ou à des cours en plus grand nombre pendant votre semestre actuel jouera un rôle significatif pour montrer au personnel académique la volonté démontrée par rapport à obtenir des notes exceptionnelles malgrès cet incident inattendus. Dans certains cas spécifiques , certaines personnes optent aussi pour réaliser des travaux communautaires exprimant une attitude positive vis-à-vis de situations difficiles ; Cependant , cela doit être discutée directement avec un membre approprier du personnel acadamique avant toute action sur ce point particulier.